Jean-Thomas Trojani |e traitement des factures peut donc être mutualisé au sein d’un même groupe.

Désormais, les questions relatives aux délais de paiement, aux pénalités et à la dématérialisation des factures sont soumises à des règles harmonisées. Un aspect particulièrement important pour les PME, qui sont souvent confrontées à des difficultés de financement et de trésorerie, mais les entreprises de toutes tailles en sortent gagnantes grâce aux réductions des coûts et des délais de traitement.Ces évolutions règlementaires favorisent la dématérialisation et requièrent de la part des directeurs financiers la mise en place d’un contrôle interne pour respecter le délai de 60 jours.La dématérialisation permet alors une diminution du temps de traitement de la facture fournisseur, processus le plus centralisé, qu’il soit externalisé ou non. La seconde directive porte le délai maximal de règlement des factures à 60 jours pour les transactions commerciales d’entreprise à entreprise, sauf existence d’un accord différent entre les contractants (directive 2011/7/UE). Ces mutations technologiques obligeront également à améliorer la traçabilité des informations, pour des besoins fiscaux ou dans le cadre de réclamations litigieuses ou encore pour mettre à jour les référentiels.On constate aussi un changement de la relation avec les fournisseurs : ils deviennent partenaires de l’entreprise avec une plus grande coopération, un modèle « gagnant-gagnant » lorsqu’on sait que les comptables peuvent consacrer une part significative de leur temps (jusqu’à 30% selon une étude Itesoft) à répondre aux sollicitations des fournisseurs.Une « culture du paiement en retard » soulignée par l’Union européenne, qui a souhaité donner aux entreprises des outils pour y faire face avec l’adoption de deux directives transposées l’an dernier par les Etats membres. La première directive vise à simplifier les modalités de transfert des factures (directive 2010/45/UE) : en effet, il est possible de transférer les factures par une voie électronique dès lors que la traçabilité du document en permette son authentification (intégrité, validité du document).Gérer la dématérialisation de ses documents papier et de ses flux est plus que jamais incontournable aujourd’hui. Qui dit dématérialisation, dit aussi mobilité : le traitement des factures peut donc être mutualisé au sein d’un même groupe, dans un centre de services partagés interne, voire même externalisé auprès d’un prestataire ou encore ré-internalisé au gré des décisions stratégiques de l’entreprise.Elle permet aux entreprises d’acquérir l’agilité nécessaire pour faire face aux enjeux des prochaines années et notamment s’adapter aux mutations de l’économie.Quant aux autorités publiques, elles doivent payer pour les biens et services qu’elles se procurent dans un délai de 30 jours, ou dans des circonstances exceptionnelles, de 60 jours.Le gain d’efficience ainsi généré se matérialise en gain financier et donc en retour sur investissement important et rapide dans la plupart des cas.Les avantages qui arrivent en tête dans les citations des entreprises pratiquant la dématérialisation sont sans conteste la réduction des coûts, la réduction des délais de traitement, la maîtrise des délais de paiement et plus généralement la nette amélioration du pilotage et de la performance. D’ailleurs, les phases habituelles de numérisation et de stockage des documents en format papier vont petit à petit laisser place à un hébergement virtuel.

 

Jean-Thomas Trojani

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